Quines són les funcions d’un secretari/ària d’alta direcció?

Les funcions del secretari d’alta direcció influeixen positivament en l’evolució de l’empresa. El seu paper és clau per a potenciar l’organització i la planificació en les tasques. T’agradaria accedir a un lloc de responsabilitat en una companyia? Descobreix quines qualitats i funcions reuneix un secretari d’alta direcció!

Quines qualitats ha de tenir un secretari?

A continuació, pots conèixer quins trets mostra aquest professional en el seu treball diari:

1. Puntual

Sens dubte, la puntualitat és un valor essencial que influeix en l’organització del temps. El professional ha d’organitzar diferents gestions dins del termini previst. Per això, s’ocupa de les tasques en el període indicat. A més, ha de fer un seguiment de l’agenda diària. No ajorna assumptes importants.

2. Proactiu

Un professional puntual es comporta, a més, d’una manera proactiva. D’aquesta manera, incrementa la seva capacitat de resposta per a resoldre les situacions que alteren l’agenda inicial. Té l’habilitat d’enfocar-se en les solucions sense perdre la calma. Contempla diverses alternatives i cerca noves possibilitats sempre que sigui possible. D’aquesta manera, dona amb l’opció més convenient.

3. Domini del llenguatge

És un perfil que estableix una comunicació directa amb moltes altres persones. Mostra un excel·lent domini del llenguatge en les seves interaccions amb els altres. Convé assenyalar que és habitual que aquest professional parli més d’un idioma. Transmet els seus missatges d’una forma clara, amable i directa.

4. Discreció

Un secretari exerceix un lloc rellevant en l’empresa. Estableix un vincle de proximitat amb altres professionals que exerceixen llocs de responsabilitat. Té accés a diferents dades sobre la companyia.

No obstant això, ha de mantenir la confidencialitat entorn dels assumptes de treball. És a dir, ha de ser discret amb la informació que coneix. Ha de ser respectuós fins i tot amb les qüestions que no tenen tanta transcendència.

5. Amable

Un bon secretari de direcció desenvolupa el seu treball amb vocació de servei. Ofereix suport i orientació en la resolució de diferents gestions. És una persona accessible, pròxima, respectuosa i amable que aporta una atenció personalitzada.

Per tant, és un perfil que destaca per les seves excel·lents habilitats d’organització i comunicació. Et sents identificat amb els trets esmentats?

Les tasques i funcions del secretari

Les habilitats prèvies faciliten la realització de les següents tasques i funcions. Presa nota de les gestions que són freqüents en aquest lloc d’ocupació!

1. Atendre el telèfon i respondre el correu electrònic

El treball del secretari no és monòton. Tingues en compte que ell s’ocupa de diferents objectius. Per exemple, atén les trucades de telèfon i ofereix la resposta més adequada en cada cas. Existeixen diferents formes de comunicació que els clients i proveïdors poden utilitzar. El secretari professional ofereix una atenció puntual mitjançant els canals disponibles.

2. Elaborar informes i documents

És habitual que el secretari domini dos o tres idiomes. A més, té un excel·lent nivell de mecanografia. Recorda que redacta nombrosos textos al llarg de la setmana. És àgil en la creació de cada document perquè domina el teclat de l’ordinador. Avança ràpid amb l’escriptura de cada lletra.

3. Arxivar la informació

No oblidis que el secretari té accés a diferents continguts i fonts d’informació. S’encarrega de classificar adequadament cada material. Utilitza un sistema d’organització eficaç que li permet localitzar qualsevol dada amb senzillesa.

4. Planificar les gestions d’un viatge de negocis

Les tasques que desenvolupa un secretari també poden alinear-se amb la programació d’un viatge. Qui ocupa l’adreça de l’empresa pot desplaçar-se a un altre destí per assumptes de negocis. Potser té una reunió important en un altre lloc.

Un viatge de negocis requereix de nombroses gestions. Per exemple, cal buscar un allotjament còmode. També és necessari triar el mitjà de transport i reservar els bitllets. A més, és essencial planificar l’agenda durant l’estada en el destí. El secretari s’encarrega de programar diferents detalls del projecte. En definitiva, és fonamental que no quedin assumptes pendents fins a l’últim moment.

5. Ha de mantenir l’ordre en el seu despatx

El personal de neteja neta les instal·lacions de l’empresa. No obstant això, el secretari de direcció també ha d’implicar-se en el manteniment de l’ordre en el seu despatx. El seu escriptori i l’entorn en el qual treballa han d’estar perfectament organitzats. Tingues en compte que pot rebre la visita de professionals, clients i proveïdors. És essencial que l’estada transmeti una impressió agradable.

6. Planificació de reunions eficaces

Aquesta és una de les tasques que exerceix de manera habitual en el seu lloc d’ocupació. Concreta els detalls d’una pròxima reunió. De la mateixa manera, s’ocupa de comunicar qualsevol novetat si es produeix un assumpte urgent. Per exemple, tal vegada és necessari posposar la trobada per un motiu objectiu.

En definitiva, ser secretari és un treball dinàmic i exigent. Com saps, aquest professional representa la imatge de l’entitat amb la qual col·labora. Per exemple, atén i gestiona les visites dels proveïdors que volen parlar amb la direcció. T’agradaria accedir a un càrrec de secretari en una empresa?

Com dedicar-se al secretariat d’alta direcció?

És possible que ja tinguis algunes de les habilitats que són necessàries per a treballar en aquest sector. Malgrat això, necessites formar-te per a exercir-te en el lloc amb la màxima responsabilitat. Doncs bé, la formació universitària t’aporta una visió actualitzada de l’àmbit corporatiu. Estudia una carrera o un curs especialitzat en el secretariat de direcció. Millora un apartat clau del teu currículum: el coneixement de diversos idiomes, que és especialment important.

A més, pots ampliar la teva formació professional amb cursos sobre la intel·ligència emocional. Tingues en compte que és important per a un secretari mantenir la tranquil·litat en qualsevol circumstància. Fins i tot quan sorgeix un assumpte urgent, ha de transmetre calma i serenitat davant els altres.

Com pots veure, les funcions del secretari influeixen positivament en l’organització de l’agenda. És algú que s’implica d’una forma directa en el compliment dels objectius de l’entitat. És un perfil responsable, compromès i motivat amb el lloc de treball.

T’agradaria formar-te com a secretari o secretaria d’alta direcció? Descobreix més aquí