Les habilitats clau per a triomfar en l’organització d’esdeveniments

En aquest article, comentarem les principals característiques de l’organitzador d’esdeveniments i les seves habilitats tant personals com professionals. Els event managers són els encarregats de gestionar tot el procés d’organització de diferents tipus d’actes i esdeveniments: conferències, exposicions comercials, presentacions i tot tipus de celebracions.

A grans trets, solen ser persones sociables, tranquil·les i amb grans dots organitzatius. No obstant això, el seu treball és més complex i desafiador del que sembla, però també molt satisfactori. Si estàs pensant a estudiar organització d’esdeveniments, aquest post t’interessa!

Quines són les habilitats que ha de tenir un organitzador d’esdeveniments?

Qualsevol tipus d’esdeveniment implica una negociació, planificació, coordinació i seguiment. Per a complir totes aquestes fases, els event managers han de comptar amb habilitats molt específiques. A continuació, et parlem de les més rellevants.Capacitat organitzativa i lideratge

Sens dubte, entre les principals característiques d’un planificador d’esdeveniments es troba l’habilitat per a la gestió de projectes i l’organització. L’ event manager ha de tenir una visió de conjunt, ja que ha de supervisar de principi a la fi tot l’esdeveniment. A més, administra tots els recursos financers i també els humans. Per tant, ha de saber coordinar de manera transversal a tots els membres de l’equip amb empatia i dots de lideratge.En línies generals, les fases d’organització en les quals ha de participar el planificador d’esdeveniments en la seva carrera professional són:

El disseny del projecte: Parlar amb els clients, recopilar informació i donar forma a l’esdeveniment. En aquesta fase també es definiran els objectius, col·laboradors, proveïdors i el pressupost.

Planificació de l’esdeveniment: És la fase de materialització del disseny. Inclou gestionar el treball amb els proveïdors i repartir tasques: elecció del lloc per a celebrar l’acte, sol·licitud de permisos i llicències, elaboració del programa, etc.

Fase de producció: És el moment en el qual posem en marxa el pla establert. Per a això, serà necessari supervisar el desenvolupament de l’esdeveniment, coordinar el muntatge i els equips de treball, així com solucionar els imprevistos.

Hi ha alguns perfils d’organitzadors que coordinen fins i tot més d’un esdeveniment alhora. Uns altres, no obstant això, s’especialitzen en determinades fases del projecte o en determinats tipus d’esdeveniments com, per exemple, conferències empresarials.Habilitats comunicatives

Ha de mostrar facilitat de paraula, tant a nivell verbal com escrita. Es tracta de desenvolupar la capacitat d’expressar de manera clara i concisa les idees entorn de l’organització de l’esdeveniment. Però també desenvolupar la capacitat d’escolta per a entendre als interlocutors.L’excel·lent tracte al client serà el primer pas: entendre què vol, guiar-li i dissenyar l’esdeveniment d’acord amb les seves necessitats i desitjos. És molt important també mantenir-li informat en tot moment del desenvolupament del projecte.

Posteriorment, establirà relacions amb una gran varietat de professionals i proveïdors als quals ha de transmetre les idees del client. L’objectiu és garantir la correcta aplicació del disseny i que totes les parts comprenguin i executin correctament la seva funció.

Capacitat de negociació i persuasió

Juntament amb la capacitat de comunicació, la negociació i la persuasió són factors fonamentals per a ‘vendre’ les nostres idees i propostes. En totes les fases del procés, han de tractar i arribar a acords tant amb els clients, com amb els proveïdors o patrocinadors. Per a això és necessari presentar el nostre projecte i pressupost i argumentar per què és la millor opció per al seu esdeveniment.No obstant això, no sols es tracta de convèncer al client en la primera fase perquè faci ús dels nostres serveis. La relació de confiança inclou també l’establiment i la consecució dels objectius fixats en el projecte. Això inclou una certa capacitat analítica. Durant la primera fase de negociació s’identifiquen les necessitats i oportunitats del client. A més, també en la fase post-esdeveniment per a analitzar, avaluar i generar un informe o balanç dels resultats obtinguts.

Improvisació i capacitat resolutiva

Sens dubte la capacitat d’improvisació i les habilitats per a resoldre problemes també són característiques fonamentals dels organitzadors. Sempre hi ha situacions que escapen al nostre control i problemes inesperats. Un bon planner ha de mostrar flexibilitat i capacitat d’adaptació enfront d’esdeveniments canviants.Els imprevistos no han d’afectar l’organització integral de l’esdeveniment. S’ha de mantenir la calma, analitzar la situació i executar els canvis i adaptacions necessàries. En aquest sentit, l’agilitat, l’enginy i la creativitat per a afrontar situacions imprevistes serà determinant. Amb això també transmetem confiança, seguretat i professionalitat als nostres clients.

Bon maneig de l’estrès

En línies generals, els organitzadors d’esdeveniments han de treballar durant llargues jornades, sovint sense descansos i sota molta pressió. Com dèiem, una de les característiques principals del planner és gestionar simultàniament diferents tasques i controlar totes les fases del procés. Això inclou també la capacitat de delegació i coordinació d’equips. L’important és mantenir la calma i no cedir a la pressió del moment.L’organització i previsió de possibles problemes redueix considerablement l’estrès. Es tracta de prioritzar tasques i planejar el treball amb la suficient antelació. La intuïció juga aquí també un paper fonamental, ja que podem ser capaços d’anticipar-nos als problemes per a minimitzar-los i tenir sempre un pla B preparat.

Passió per l’organització d’esdeveniments i creativitat

Si vols centrar la teva carrera professional en aquest àmbit has de saber que la passió és la característica de l’organitzador d’esdeveniments que sustenta tot el procés. Treballar amb passió i creativitat ens permetrà oferir un valor afegit als esdeveniments i crear una diferenciació amb la competència. La clau és analitzar profundament el concepte de l’esdeveniment, plantejar idees innovadores i originals.En l’execució de l’esdeveniment, parar esment a cada detall, des de l’adequació de les invitacions, la decoració, la música o la disposició dels elements. Es tracta d’estar atent a tots els detalls que han de complir-se per a assegurar l’èxit de l’esdeveniment.

Si ens agrada el nostre treball, aquesta és la fase més divertida i satisfactòria. Al cap i a la fi, no es tracta només de complir amb una organització pragmàtica de l’esdeveniment, sinó de crear una experiència inoblidable per als nostres clients.

Si vols més informació sobre el nostre Màster en “organització d’esveniments” clica aquí