¿Cuáles son las funciones de un secretario o secretaria de alta dirección? Posted on 22 noviembre, 2022 by FORMATIC BARCELONA Las funciones del secretario de alta dirección influyen positivamente en la evolución de la empresa. Su papel es clave para potenciar la organización y la planificación en las tareas. ¿Te gustaría acceder a un puesto de responsabilidad en una compañía? ¡Descubre qué cualidades y funciones reúne un secretario de alta dirección!¿Qué cualidades debe tener un secretario?A continuación, puedes conocer qué rasgos muestra este profesional en su trabajo diario:1. PuntualSin duda, la puntualidad es un valor esencial que influye en la organización del tiempo. El profesional debe organizar diferentes gestiones dentro del plazo previsto. Por ello, se ocupa de las tareas en el periodo indicado. Además, debe hacer un seguimiento de la agenda diaria. No aplaza asuntos importantes.2. ProactivoUn profesional puntual se comporta, además, de una manera proactiva. De este modo, incrementa su capacidad de respuesta para resolver las situaciones que alteran la agenda inicial. Tiene la habilidad de enfocarse en las soluciones sin perder la calma. Contempla varias alternativas y busca nuevas posibilidades siempre que sea posible. De este modo, da con la opción más conveniente.3. Dominio del lenguajeEs un perfil que establece una comunicación directa con otras muchas personas. Muestra un excelente dominio del lenguaje en sus interacciones con los demás. Conviene señalar que es habitual que este profesional hable más de un idioma. Transmite sus mensajes de una forma clara, amable y directa.4. DiscreciónUn secretario desempeña un puesto relevante en la empresa. Establece un vínculo de cercanía con otros profesionales que desempeñan puestos de responsabilidad. Tiene acceso a diferentes datos sobre la compañía.Sin embargo, debe mantener la confidencialidad en torno a los asuntos de trabajo. Es decir, debe ser discreto con la información que conoce. Tiene que ser respetuoso incluso con las cuestiones que no tienen tanta trascendencia.5. AmableUn buen secretario de dirección desarrolla su trabajo con vocación de servicio. Ofrece apoyo y orientación en la resolución de diferentes gestiones. Es una persona accesible, cercana, respetuosa y amable que aporta una atención personalizada.Por tanto, es un perfil que destaca por sus excelentes habilidades de organización y comunicación. ¿Te sientes identificado con los rasgos mencionados?Las tareas y funciones del secretarioLas habilidades previas facilitan la realización de las siguientes tareas y funciones. ¡Toma nota de las gestiones que son frecuentes en este puesto de empleo!1. Atender el teléfono y responder el correo electrónicoEl trabajo del secretario no es monótono. Ten en cuenta que él se ocupa de diferentes objetivos. Por ejemplo, atiende las llamadas de teléfono y ofrece la respuesta más adecuada en cada caso. Existen diferentes formas de comunicación que los clientes y proveedores pueden utilizar. El secretario profesional ofrece una atención puntual mediante los canales disponibles.2. Elaborar informes y documentosEs habitual que el secretario domine dos o tres idiomas. Además, tiene un excelente nivel de mecanografía. Recuerda que redacta numerosos textos a lo largo de la semana. Es ágil en la creación de cada documento porque domina el teclado del ordenador. Avanza rápido con la escritura de cada letra.3. Archivar la informaciónNo olvides que el secretario tiene acceso a diferentes contenidos y fuentes de información. Se encarga de clasificar adecuadamente cada material. Utiliza un sistema de organización eficaz que le permite localizar cualquier dato con sencillez.4. Planificar las gestiones de un viaje de negociosLas tareas que desarrolla un secretario también pueden alinearse con la programación de un viaje. Quien ocupa la dirección de la empresa puede desplazarse a otro destino por asuntos de negocios. Quizá tenga una reunión importante en otro lugar.Un viaje de negocios requiere de numerosas gestiones. Por ejemplo, hay que buscar un alojamiento cómodo. También es necesario elegir el medio de transporte y reservar los billetes. Además, es esencial planificar la agenda durante la estancia en el destino. El secretario se encarga de programar diferentes detalles del proyecto. En definitiva, es fundamental que no queden asuntos pendientes hasta el último momento.5. Debe mantener el orden en su despachoEl personal de limpieza limpia las instalaciones de la empresa. Sin embargo, el secretario de dirección también debe implicarse en el mantenimiento del orden en su despacho. Su escritorio y el entorno en el que trabaja deben estar perfectamente organizados. Ten en cuenta que puede recibir la visita de profesionales, clientes y proveedores. Es esencial que la estancia transmita una impresión agradable.6. Planificación de reuniones eficacesEsta es una de las tareas que desempeña de manera habitual en su puesto de empleo. Concreta los detalles de una próxima reunión. Del mismo modo, se ocupa de comunicar cualquier novedad si se produce un asunto urgente. Por ejemplo, tal vez sea necesario posponer el encuentro por un motivo objetivo.En definitiva, ser secretario es un trabajo dinámico y exigente. Como sabes, este profesional representa la imagen de la entidad con la que colabora. Por ejemplo, atiende y gestiona las visitas de los proveedores que quieren hablar con la dirección. ¿Te gustaría acceder a un cargo de secretario en una empresa?¿Cómo dedicarse al secretariado de alta dirección?Es posible que ya tengas algunas de las habilidades que son necesarias para trabajar en este sector. A pesar de ello, necesitas formarte para desempeñarte en el puesto con la máxima responsabilidad. Pues bien, la formación universitaria te aporta una visión actualizada del ámbito corporativo. Estudia una carrera o un curso especializado en el secretariado de dirección. Mejora un apartado clave de tu C.V: el conocimiento de varios idiomas, que es especialmente importante.Además, puedes ampliar tu formación profesional con cursos sobre la inteligencia emocional. Ten en cuenta que es importante para un secretario mantener la tranquilidad en cualquier circunstancia. Incluso cuando surge un asunto urgente, debe transmitir calma y serenidad ante los demás.Como puedes ver, las funciones del secretario influyen positivamente en la organización de la agenda. Es alguien que se implica de una forma directa en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Es un perfil responsable, comprometido y motivado con el puesto de trabajo.¿Te gustaria formarte en como secretaria o secretario de alta dirección? Descubre más aquí
Claves para ser un emprendedor de éxito Posted on 9 noviembre, 20229 noviembre, 2022 by FORMATIC BARCELONA ¿Sabes cuáles son las claves de un emprendedor que alcanza el éxito? Seguramente, si has llegado hasta aquí, te interesa saberlo. Es normal, sobre todo, si tienes un negocio en mente al que quieres dedicar tu carrera. En este sentido, has de saber que la formación es clave para que puedas gestionarlo adecuadamente y elevar al máximo su potencial, pero hay otros muchos consejos que también debes tener en cuenta.¿Qué necesitas para ser un emprendedor?Un emprendedor debe reunir una serie de características para alcanzar el éxito a través de su idea de negocio. Pero ¿cuáles son exactamente? Aquí las explicamos detalladamente.1. Creatividad ante todoLa primera de ellas, obviamente, es la creatividad. Has de tener la habilidad de desarrollar modelos innovadores a partir de las necesidades que detectas en el mercado o sector que te gusta. Repetir las ideas que ya han tenido otros solo te llevará a competir en desventaja con empresas que llevan haciendo lo mismo que tú mucho más tiempo.2. Pasión por tu ideaOtro aspecto clave es la pasión. Emprender un negocio en un área que no te gusta acabará en fracaso muy probablemente. En cambio, si te encanta, no te costará encontrar la motivación necesaria para levantarte de la cama cada mañana y luchar contra viento y marea para alcanzar tus objetivos.3. Visión de negocioTampoco podemos olvidarnos de la visión de negocio. Has de ser capaz, a partir de la idea que se te ha ocurrido, de visualizar cómo será tu empresa y, posteriormente, llevarla a la realidad. En este sentido, tu capacidad de adaptación será clave. Una cosa es lo que imagines y otra muy diferente lo que podrás hacer de verdad.4. Paciencia para afrontar los problemasEn este punto entra en juego la paciencia. Ningún negocio alcanza el éxito de la noche a la mañana. En la mayoría de los casos, hay que esperar años para obtener buenos beneficios. Probar cosas sin miedo a equivocarte y superar las adversidades que surjan es la única forma de llegar a lo más alto.5. Asumir el rol de líder que te correspondeEl liderazgo es otra cualidad clave para cualquier emprendedor. Al fin y al cabo, el negocio es tuyo. Debes ser tú el que tome las riendas en lo que respecta a detectar oportunidades y aprovecharlas cuando llegue el momento. Esto no quiere decir que no te dejes asesorar por personas que sepan más que tú, como es evidente.6. Autoconfianza¿Quién va a confiar en tu negocio si tú mismo no eres capaz de hacerlo? Para lograr ser un emprendedor de éxito como aquellos en los que te has fijado, has de pensar que eres único y que tu idea puede llegar a lo más alto. Esto te llevará a actuar con seguridad ante tus potenciales clientes y proveedores, así como ante aquellos actores a los que quieras pedir financiación.7. Vocación de aprender siempreOjalá llegue el día en el que puedas irte de vacaciones en tu yate gracias a los beneficios que genera tu negocio sin que tú tengas que hacer nada. Sin embargo, puede no suceder. Por ello, la carrera de todo emprendedor está marcada por la formación y el aprendizaje. Muéstrate receptivo ante nuevas ideas, sobre todo, por aquellos que te rodean en tu negocio. Las críticas constructivas te ayudarán a mejorar.8. Has de ser responsableLa seriedad es clave a la hora de emprender un negocio. Especialmente, al principio. Con esto queremos decir que, cuando pongas en práctica tu idea, debes involucrarte en todas las actividades relacionadas con clientes, proveedores y socios. Serás responsable de los aciertos, pero también de los errores.9. Capacidad para tomar decisionesA nadie le gusta hacerlo, pero todos los emprendedores deben tomar decisiones de mayor o menor calado antes o después. Puede que sea el despido de uno o varios empleados o la realización de una fuerte inversión en modernizar los equipos. Da igual. Todas ellas debes tomarlas a partir de un análisis previo de los pros y contras y tratando de ser lo más objetivo que puedas. Solo así incrementarás las posibilidades de acertar.10. Muestra empatíaLa conexión que crees con tus clientes, empleados y proveedores será muy importante en el devenir de tu negocio. Solo así podrás entender sus necesidades y satisfacerlas con el propósito, respectivamente, de generar más ventas, dar lugar a un mejor ambiente de trabajo y acceder a acuerdos de colaboración más rentables para ti.¿Cómo puede ayudarte un máster en dirección y gestión de empresas?La formación universitaria es clave para emprender un negocio. Sobre todo, hablamos de carreras relacionadas con la administración, dirección y gestión de empresas, como puede ser el Grado en ADE, el Grado en Empresariales o cualquier otro relacionado con las ciencias económicas.Sin embargo, por sí mismos, no te van a brindar todas las herramientas que necesitas para emprender con éxito. Sin duda, has de intentar llevar tus conocimientos un poco más allá. ¿Cómo? Pues mediante la realización de un máster en dirección y gestión de empresas.La razón es simple. Este tipo de formaciones de posgrado poseen un carácter más práctico que teórico, algo que no sucede en los grados. No queremos decir que la teoría no sea importante, ya que sin ella probablemente no fuese capaz de asimilar lo que vas a aprender en un máster de este tipo. Más bien, a lo que hacemos referencia es que se trata de un curso mucho más adecuado para hacer realidad tu idea de negocio.En definitiva, ya conoces las claves de un emprendedor que quiere alcanzar el éxito, así que solo te queda ponerlas en práctica. Como has podido ver, más allá de una serie de cualidades personales que debes trabajar, la formación universitaria es clave. Estudiando un máster en dirección y gestión de empresas tendrás a tu disposición todas las herramientas que necesitas para montar un negocio desde cero y llevarlo a lo más alto. ¿A qué esperas para matricularte?