Documentación contable obligatoria para las empresas

Cualquier persona que desarrolle una actividad empresarial debe tener en cuenta que hay unos documentos de naturaleza contable que son obligatorios. Además de los libros contables, debe presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil de la provincia en la que se encuentre el domicilio social de su negocio. Aunque estas obligaciones recaen principalmente en las sociedades mercantiles, los trabajadores autónomos tampoco están exentos de llevar la contabilidad y cumplir con dichos requerimientos. Desde la Escola Universitària Formatic Barcelona vamos a explicártelo más a fondo.

Documentación contable obligatoria

El Código de Comercio de España, en su artículo 28, establece claramente cuáles son los libros contables obligatorios para cualquier persona que desarrolle una actividad empresarial:

-Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Es un documento fundamental para el registro de la información contable y financiera de una empresa.

-Libro Diario: Es un registro contable que refleja todas las operaciones que se han realizado en la empresa de forma cronológica y detallada.

Los departamentos de contabilidad y finanzas son los encargados de tener toda esta documentación al día y presentarla ante la Administración en los plazos que marca la ley.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un documento contable obligatorio que debe ser llevado por todas las empresas y que incluye el inventario de bienes y derechos, estados financieros y otros datos relevantes. Debe presentarse anualmente en el Registro Mercantil correspondiente, dentro de los primeros cuatro meses del ejercicio siguiente.

Este documento debe incluir:

-Balance de la situación inicial de la empresa, el estado financiero que refleja los activos, pasivos y patrimonio al inicio de las operaciones.

-Balances de sumas y saldos que se utilizan para comprobar la evolución trimestral de las cuentas contables.

-Inventario de cierre de ejercicio, un registro de los bienes y derechos que conforman el patrimonio de la empresa al finalizar el ejercicio contable.

-Cuentas anuales, en las que se recogen estos informes contables:

Balance de situación, que muestra los activos, pasivos y patrimonio de una empresa en un momento determinado.

Cuenta de pérdidas y ganancias, donde se reflejan los ingresos, gastos y beneficios obtenidos por una empresa durante un período determinado.

Estado de cambios en el patrimonio neto, que resume las variaciones en el patrimonio de una empresa.

Estado de flujos de efectivo, en el que se recogen los flujos de entrada y salida de efectivo de una empresa durante un período determinado.

Memoria del ejercicio, un resumen con información adicional sobre la situación financiera y los resultados de la empresa.

Como ves, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales debe explicar los bienes y derechos que conforman el patrimonio de la empresa, así como los estados financieros que reflejen los resultados obtenidos durante el ejercicio contable. En otras palabras, se deben reflejar los ingresos y gastos que se han generado, las deudas que se han adquirido, los activos y pasivos de la empresa, entre otros datos relevantes.

Libro Diario

Otro documento contable obligatorio para todas las empresas es el Libro Diario. En él, se registran todas las operaciones contables que se realizan a lo largo del ejercicio. Cada asiento contable debe estar debidamente justificado con documentos originales, tales como facturas, recibos o nóminas, por ejemplo.

Se organiza en dos columnas, una para el debe y otra para el haber, y cada asiento debe reflejar al menos dos cuentas: una cuenta que se cargue (debe) y otra que se abone (haber). Al final del ejercicio, se deben totalizar las cuentas para poder trasladarlas al libro mayor.

El plazo para la presentación del Libro Diario en el Registro Mercantil es de cuatro meses después del cierre del ejercicio, junto con el resto de la documentación contable, como las cuentas anuales y el libro de inventarios y balances.

La información incluida en el mismo es fundamental para la elaboración de los estados financieros. Es primordial llevarlo correctamente para la toma de decisiones empresariales y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales.

Es importante destacar que las empresas pueden llevar el Libro Diario de forma manual o electrónica, siempre y cuando cumplan con los requisitos legales establecidos. En cualquier caso, la empresa debe garantizar la integridad, fiabilidad y accesibilidad de la información contenida en el libro diario.

La importancia de una adecuada gestión y administración

La gestión y administración adecuadas son fundamentales para el éxito de cualquier empresa.

Si hablamos de gestión, estamos refiriéndonos a planificar, organizar y controlar los recursos y actividades de la empresa, con el objetivo de alcanzar los objetivos establecidos. Por su parte, una administración eficiente implica cumplir con las obligaciones legales y fiscales, llevar una adecuada contabilidad y tomar decisiones informadas y estratégicas.

En España, las empresas tienen una serie de obligaciones y regulaciones que deben cumplir, por lo que es esencial contar con una gestión y administración adecuadas para garantizar la viabilidad y el crecimiento de la empresa.

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En definitiva, toda empresa debe contar con un departamento contable que asegure que los documentos e informes requeridos por la Administración, como el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y el Libro Diario, sean presentados en plazo y forma correctas. En la Escola Universitària Formatic Barcelona preparamos a nuestros alumnos para el futuro y nuestro ciclo formativo de grado superior en Administración y finanzas es una buena base para desarrollar tu carrera laboral en ese ámbito.