Las habilidades clave para triunfar en la organización de eventos

En este artículo, comentaremos las principales características del organizador de eventos y sus habilidades tanto personales como profesionales. Los event managers son los encargados de gestionar todo el proceso de organización de diferentes tipos de actos y acontecimientos: conferencias, exposiciones comerciales, presentaciones y todo tipo de celebraciones.

A grandes rasgos, suelen ser personas sociables, tranquilas y con grandes dotes organizativas. No obstante, su trabajo es más complejo y desafiante de lo que parece, pero también muy satisfactorio. Si estás pensando en estudiar organización de eventos, ¡este post te interesa!

¿Cuáles son las habilidades que debe tener un organizador de eventos?

Cualquier tipo de evento implica una negociación, planificación, coordinación y seguimiento. Para cumplir todas estas fases, los event managers deben contar con habilidades muy específicas. A continuación, te hablamos de las más relevantes.

Capacidad organizativa y liderazgo

Sin duda, entre las principales características de un planificador de eventos se encuentra la habilidad para la gestión de proyectos y la organización. El event manager debe tener una visión de conjunto, ya que debe supervisar de principio al fin todo el evento. Además, administra todos los recursos financieros y también los humanos. Por tanto, ha de saber coordinar de forma transversal a todos los miembros del equipo con empatía y dotes de liderazgo.

En líneas generales, las fases de organización en las que debe participar el planificador de eventos en su carrera profesional son:

El diseño del proyecto: Hablar con los clientes, recopilar información y dar forma al evento. En esta fase también se definirán los objetivos, colaboradores, proveedores y el presupuesto.

Planificación del evento: Es la fase de materialización del diseño. Incluye gestionar el trabajo con los proveedores y repartir tareas: elección del lugar para celebrar el acto, solicitud de permisos y licencias, elaboración del programa, etc.

Fase de producción: Es el momento en el que ponemos en marcha el plan establecido. Para ello, será necesario supervisar el desarrollo del evento, coordinar el montaje y los equipos de trabajo, así como solucionar los imprevistos.

Hay algunos perfiles de organizadores que coordinan incluso más de un evento a la vez. Otros, sin embargo, se especializan en determinadas fases del proyecto o en determinados tipos de eventos como, por ejemplo, conferencias empresariales.

Habilidades comunicativas

Debe mostrar facilidad de palabra, tanto a nivel verbal como escrita. Se trata de desarrollar la capacidad de expresar de forma clara y concisa las ideas en torno a la organización del evento. Pero también desarrollar la capacidad de escucha para entender a los interlocutores.

El excelente trato al cliente será el primer paso: entender qué quiere, guiarle y diseñar el evento de acuerdo a sus necesidades y deseos. Es muy importante también mantenerle informado en todo momento del desarrollo del proyecto.

Posteriormente, establecerá relaciones con una gran variedad de profesionales y proveedores a los que debe transmitir las ideas del cliente. El objetivo es garantizar la correcta aplicación del diseño y que todas las partes comprendan y ejecuten correctamente su función.

Capacidad de negociación y persuasión

Junto con la capacidad de comunicación, la negociación y la persuasión son factores fundamentales para ‘vender’ nuestras ideas y propuestas. En todas las fases del proceso, deben tratar y llegar a acuerdos tanto con los clientes, como con los proveedores o patrocinadores. Para ello es necesario presentar nuestro proyecto y presupuesto y argumentar por qué es la mejor opción para su evento.

No obstante, no solo se trata de convencer al cliente en la primera fase para que haga uso de nuestros servicios. La relación de confianza incluye también el establecimiento y la consecución de los objetivos fijados en el proyecto. Esto incluye cierta capacidad analítica. Durante la primera fase de negociación se identifican las necesidades y oportunidades del cliente. Además, también en la fase post-evento para analizar, evaluar y generar un informe o balance de los resultados obtenidos.

Improvisación y capacidad resolutiva

Sin duda la capacidad de improvisación y las habilidades para resolver problemas también son características fundamentales de los organizadores. Siempre hay situaciones que escapan a nuestro control y problemas inesperados. Un buen planner debe mostrar flexibilidad y capacidad de adaptación frente a eventos cambiantes.

Los imprevistos no deben afectar a la organización integral del evento. Se debe mantener la calma, analizar la situación y ejecutar los cambios y adaptaciones necesarias. En este sentido, la agilidad, el ingenio y la creatividad para afrontar situaciones imprevistas será determinante. Con ello también transmitimos confianza, seguridad y profesionalidad a nuestros clientes.

Buen manejo del estrés

En líneas generales, los organizadores de eventos deben trabajar durante largas jornadas, a menudo sin descansos y bajo mucha presión. Como decíamos, una de las características principales del planner es gestionar simultáneamente diferentes tareas y controlar todas las fases del proceso. Esto incluye también la capacidad de delegación y coordinación de equipos. Lo importante es mantener la calma y no ceder a la presión del momento.

La organización y previsión de posibles problemas reduce considerablemente el estrés. Se trata de priorizar tareas y planear el trabajo con la suficiente antelación. La intuición juega aquí también un papel fundamental, ya que podemos ser capaces de anticiparnos a los problemas para minimizarlos y tener siempre un plan B preparado.

Pasión por la organización de eventos y creatividad

Si quieres centrar tu carrera profesional en este ámbito debes saber que la pasión es la característica del organizador de eventos que sustenta todo el proceso. Trabajar con pasión y creatividad nos permitirá ofrecer un valor añadido a los eventos y crear una diferenciación con la competencia. La clave es analizar profundamente el concepto del evento, plantear ideas innovadoras y originales.

En la ejecución del evento, prestar atención a cada detalle, desde la adecuación de las invitaciones, la decoración, la música o la disposición de los elementos. Se trata de estar atento a todos los detalles que deben cumplirse para asegurar el éxito del acontecimiento.

Si nos gusta nuestro trabajo, esta es la fase más divertida y satisfactoria. Al fin y al cabo, no se trata solo de cumplir con una organización pragmática del evento, sino de crear una experiencia inolvidable para nuestros clientes.