¿Cuáles son las funciones de un secretario o secretaria de alta dirección? Posted on 22 noviembre, 2022 by FORMATIC BARCELONA Las funciones del secretario de alta dirección influyen positivamente en la evolución de la empresa. Su papel es clave para potenciar la organización y la planificación en las tareas. ¿Te gustaría acceder a un puesto de responsabilidad en una compañía? ¡Descubre qué cualidades y funciones reúne un secretario de alta dirección!¿Qué cualidades debe tener un secretario?A continuación, puedes conocer qué rasgos muestra este profesional en su trabajo diario:1. PuntualSin duda, la puntualidad es un valor esencial que influye en la organización del tiempo. El profesional debe organizar diferentes gestiones dentro del plazo previsto. Por ello, se ocupa de las tareas en el periodo indicado. Además, debe hacer un seguimiento de la agenda diaria. No aplaza asuntos importantes.2. ProactivoUn profesional puntual se comporta, además, de una manera proactiva. De este modo, incrementa su capacidad de respuesta para resolver las situaciones que alteran la agenda inicial. Tiene la habilidad de enfocarse en las soluciones sin perder la calma. Contempla varias alternativas y busca nuevas posibilidades siempre que sea posible. De este modo, da con la opción más conveniente.3. Dominio del lenguajeEs un perfil que establece una comunicación directa con otras muchas personas. Muestra un excelente dominio del lenguaje en sus interacciones con los demás. Conviene señalar que es habitual que este profesional hable más de un idioma. Transmite sus mensajes de una forma clara, amable y directa.4. DiscreciónUn secretario desempeña un puesto relevante en la empresa. Establece un vínculo de cercanía con otros profesionales que desempeñan puestos de responsabilidad. Tiene acceso a diferentes datos sobre la compañía.Sin embargo, debe mantener la confidencialidad en torno a los asuntos de trabajo. Es decir, debe ser discreto con la información que conoce. Tiene que ser respetuoso incluso con las cuestiones que no tienen tanta trascendencia.5. AmableUn buen secretario de dirección desarrolla su trabajo con vocación de servicio. Ofrece apoyo y orientación en la resolución de diferentes gestiones. Es una persona accesible, cercana, respetuosa y amable que aporta una atención personalizada.Por tanto, es un perfil que destaca por sus excelentes habilidades de organización y comunicación. ¿Te sientes identificado con los rasgos mencionados?Las tareas y funciones del secretarioLas habilidades previas facilitan la realización de las siguientes tareas y funciones. ¡Toma nota de las gestiones que son frecuentes en este puesto de empleo!1. Atender el teléfono y responder el correo electrónicoEl trabajo del secretario no es monótono. Ten en cuenta que él se ocupa de diferentes objetivos. Por ejemplo, atiende las llamadas de teléfono y ofrece la respuesta más adecuada en cada caso. Existen diferentes formas de comunicación que los clientes y proveedores pueden utilizar. El secretario profesional ofrece una atención puntual mediante los canales disponibles.2. Elaborar informes y documentosEs habitual que el secretario domine dos o tres idiomas. Además, tiene un excelente nivel de mecanografía. Recuerda que redacta numerosos textos a lo largo de la semana. Es ágil en la creación de cada documento porque domina el teclado del ordenador. Avanza rápido con la escritura de cada letra.3. Archivar la informaciónNo olvides que el secretario tiene acceso a diferentes contenidos y fuentes de información. Se encarga de clasificar adecuadamente cada material. Utiliza un sistema de organización eficaz que le permite localizar cualquier dato con sencillez.4. Planificar las gestiones de un viaje de negociosLas tareas que desarrolla un secretario también pueden alinearse con la programación de un viaje. Quien ocupa la dirección de la empresa puede desplazarse a otro destino por asuntos de negocios. Quizá tenga una reunión importante en otro lugar.Un viaje de negocios requiere de numerosas gestiones. Por ejemplo, hay que buscar un alojamiento cómodo. También es necesario elegir el medio de transporte y reservar los billetes. Además, es esencial planificar la agenda durante la estancia en el destino. El secretario se encarga de programar diferentes detalles del proyecto. En definitiva, es fundamental que no queden asuntos pendientes hasta el último momento.5. Debe mantener el orden en su despachoEl personal de limpieza limpia las instalaciones de la empresa. Sin embargo, el secretario de dirección también debe implicarse en el mantenimiento del orden en su despacho. Su escritorio y el entorno en el que trabaja deben estar perfectamente organizados. Ten en cuenta que puede recibir la visita de profesionales, clientes y proveedores. Es esencial que la estancia transmita una impresión agradable.6. Planificación de reuniones eficacesEsta es una de las tareas que desempeña de manera habitual en su puesto de empleo. Concreta los detalles de una próxima reunión. Del mismo modo, se ocupa de comunicar cualquier novedad si se produce un asunto urgente. Por ejemplo, tal vez sea necesario posponer el encuentro por un motivo objetivo.En definitiva, ser secretario es un trabajo dinámico y exigente. Como sabes, este profesional representa la imagen de la entidad con la que colabora. Por ejemplo, atiende y gestiona las visitas de los proveedores que quieren hablar con la dirección. ¿Te gustaría acceder a un cargo de secretario en una empresa?¿Cómo dedicarse al secretariado de alta dirección?Es posible que ya tengas algunas de las habilidades que son necesarias para trabajar en este sector. A pesar de ello, necesitas formarte para desempeñarte en el puesto con la máxima responsabilidad. Pues bien, la formación universitaria te aporta una visión actualizada del ámbito corporativo. Estudia una carrera o un curso especializado en el secretariado de dirección. Mejora un apartado clave de tu C.V: el conocimiento de varios idiomas, que es especialmente importante.Además, puedes ampliar tu formación profesional con cursos sobre la inteligencia emocional. Ten en cuenta que es importante para un secretario mantener la tranquilidad en cualquier circunstancia. Incluso cuando surge un asunto urgente, debe transmitir calma y serenidad ante los demás.Como puedes ver, las funciones del secretario influyen positivamente en la organización de la agenda. Es alguien que se implica de una forma directa en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Es un perfil responsable, comprometido y motivado con el puesto de trabajo.¿Te gustaria formarte en como secretaria o secretario de alta dirección? Descubre más aquí
Azafatas de vuelo: Una profesión con mucho futuro Posted on 8 septiembre, 2022 by FORMATIC BARCELONA ¿Quién no quiere un trabajo que le haga sentirse por las nubes todos los días? De seguro, muchos son los que buscarían un trabajo así, y nada como ser azafata de vuelo y proporcionarte ese mismo nivel de emoción. Además, al ser uno de los sectores de mayor crecimiento en los últimos tiempos, esta industria tiene muchas oportunidades para los solicitantes. Pero ¿sabes qué estudiar para ser azafata? Aquí te lo vamos a desvelar. Te comentaremos las ventajas de trabajar como auxiliar de vuelo.La alta demanda laboral de las azafatas de vueloLos auxiliares de vuelo son los encargados de todas las funciones de seguridad en un avión. Como azafata de vuelo deberás ocuparte de los problemas de atención al cliente en tierra o en el avión. También deberás comunicarte con los pilotos y copilotos para asegurar que todos los pasajeros puedan tener una experiencia segura durante el vuelo.Hoy en día, debido a la globalización, esta profesión está muy solicitada. La demanda de azafatas de vuelo es muy alta por dos razones.– El número de personas que quieren viajar al extranjero está creciendo rápidamente. En España, el turismo es una de las principales fuentes de ingresos del país. Y tanto a nivel nacional como internacional, se sigue prefiriendo volar a usar otros medios de transporte. De acuerdo como Boeing, en los siguientes 20 años serán necesarias más de 800 000 azafatas en toda Europa. Y se nota en las grandes compañías como Iberia, Ryanair o Vueling, que están incorporando nuevo personal.– Se necesita personal para sustituir en caso de que las azafatas oficiales no estén disponibles por diferentes casos.Ventajas de ser azafata de vueloLos auxiliares de vuelo son miembros importantes de la tripulación de cabina de un avión, pues ayudan a los clientes durante el viaje. Estos profesionales trabajan para que los viajes en avión sean seguros y cómodos para todos los pasajeros. Si estás pensando en convertirte en auxiliar de vuelo, quizá te interese conocer las ventajas de una azafata de vuelo.Buen salarioEl salario, al empezar en una aerolínea, es bueno, igual que el de un profesional experimentado de otros sectores. La razón es que las escuelas que preparan a las azafatas ofrecen programas de formación diseñados según las necesidades de las aerolíneas. Por ello, se ofrece un buen salario porque la preparación es la necesaria para las empresas.Volar por todo el mundoEsta es una de las mayores razones por las que la mayoría de los jóvenes se sienten atraídos por este perfil laboral. Ser auxiliar de vuelo significa que tienes que estar presente siempre que el vuelo se desplace de un lugar a otro, por lo que viajarás a diferentes destinos. Esto es aún mejor cuando se trabaja para un vuelo internacional. Ello significa que podrás viajar por el mundo mientras trabajas. Así que si te gusta viajar, esta profesión está hecha para ti.Cobrar por el alojamientoTal y como se ha mencionado anteriormente, podrás viajar por el mundo y cobrar por ello. Básicamente, como es parte de tu trabajo, tienes que desplazarte. Y esto significa que pasarás días fuera de casa. Así que las aerolíneas deben asegurarte un alojamiento apropiado. Los gastos de hotel también correrán a cargo de la propia empresa.Conocer gente de todas las partesEsta es, de nuevo, una razón por la que los auxiliares de vuelo nunca se sienten aburridos. Todos los días, cuando haces tu trabajo, conoces gente nueva. Conocerás nuevas culturas y personas y aprenderás muchas cosas de ellas. Trabajar como asistente te ayudará a mejorar tu personalidad y a aprender la forma de comportarse de la gente de diferentes lugares.Consigue descuentos para tu familiaNo hay muchos trabajos que además ofrezcan ventajas para tu familia o amigos. Las aerolíneas ofrecen descuentos para los miembros de la familia que podréis utilizar mientras voláis todos juntos. Algunas aerolíneas ofrecen también vacaciones para sus trabajadores con vuelos gratuitos.Requisitos indispensables para ser azafatas de vueloPara ser auxiliar de vuelo, como en otras profesiones, se requiere una preparación específica para desempeñar de buena manera el trabajo. Además, se exige estar siempre formándose en idiomas para seguir avanzando.Por ello, existen rigurosos requisitos para ser azafata:-En primer lugar, ser mayor de edad. Más de 18 años en varias compañías, aunque hay aerolíneas que sitúan el mínimo en los 21 años.-Altura mínima. Se exige, para las mujeres, medir un mínimo de 1,57 m y en el caso de los hombres, de 1,68 m. Y esto es por motivos de seguridad y para poder llegar al material de emergencia.-Contar con los estudios necesarios. Es obligatorio tener el Certificado Oficial TCP, que se consigue en centros homologados por el Ministerio de Fomento. Para entrar a estudiar esta titulación debes tener superada la ESO.-Idiomas. Es indispensable tener un nivel de inglés elevado. Además, las aerolíneas valorarán de una forma distinta el dominio de otros idiomas.-Pruebas físicas superadas, como natación. También te prepararán en otras pruebas físicas porque debes demostrar que puedes aguantar el despliegue físico que conlleva esta profesión. También debes estar formado para actuar en caso de accidente.-Superar el certificado médico aeronáutico por el que se acredita poseer una salud física y mental óptimas.-Tener disponibilidad para moverse geográficamente. Es necesario estar en condiciones de pasar días fuera de casa en otros países o ciudades.¿Qué estudiar para ser azafata?Como has podido ver, son muchos los beneficios de empezar una carrera en el campo de la aviación. Para decidirte por esta profesión, debes valorar cuáles son tus prioridades y comprobar que los requisitos se adaptan a lo que buscas. Lo más importante es saber qué estudiar para ser azafata y que te prepares con profesionales que te garanticen una formación de calidad. Elegir una escuela oficial que te forme adecuadamente y te oriente en este ámbito es la clave para que puedas entrar en las aerolíneas mejor consideradas. Y para que, por lo tanto, disfrutes de esta profesión. Con un entrenamiento adecuado, podrás desarrollar las habilidades y los requisitos necesarios para ser azafata de altos vuelos.¿Quieres saber más sobre el curso de tripulante de cabina de pasajeros? Clica aquí
Cualidades más importantes para trabajar en secretariado de alta dirección Posted on 18 agosto, 202224 agosto, 2022 by FORMATIC BARCELONA Para conseguir que una empresa tenga un óptimo funcionamiento, independientemente de su tamaño y capacidad, esta ha de contar con un grupo de trabajadores y profesionales que, desde su puesto de trabajo, contribuyan a que la empresa consiga las metas que se haya propuesto. La organización es uno de los elementos clave para conseguir una óptima gestión en una empresa. Por ello, la mayoría de las empresas disponen de un secretario/a que se dedica a diversas funciones, especialmente de un secretariado internacional de alta dirección.Con la llegada y evolución de la era digital, este puesto de trabajo no se ha reducido, sino que se ha convertido, transformado. Esto ha dado lugar a nuevas disciplinas como la denominada estudios de secretariado que da lugar a profesionales expertos en secretariado de alta dirección.Cualidad clave en secretariado internacional de alta direcciónUn secretario/a de alta dirección es, hoy en día, un/a profesional que se ha vuelto imprescindible en la mayoría de empresas. Las compañías necesitan personal con cualificación que tenga la capacidad para colaborar, implicarse y asumir responsabilidad para lograr un mayor dinamismo y más eficiencia en su trabajo.Su labor en la empresa es cada vez más amplia y con mayor responsabilidad, como es la de organizar la agenda del directivo, organizar y gestionar reuniones, los viajes que surjan y otras actividades. Así como llevar a cabo las comunicaciones de la empresa vinculadas con lo internacional.En otras palabras, se podría decir que el secretario/a de alta dirección internacional es el profesional que combina en una misma persona las labores de secretariado y realización de actividades empresariales.Otras cualidades necesariasAparte de la cualidad ya descrita que define, a grandes rasgos, qué es un secretario internacional de alta dirección, vamos a señalar otras cualidades que ha de realizar el profesional:-Ya hemos comentado que se encarga de los viajes de los directivos. En este sentido, no solo basta con que sepa programar el viaje o comprar los billetes, sino que también tendría que establecer los horarios, el hospedaje, las citas o reuniones, itinerarios, etc.-Tener aptitudes para conseguir la comunicación con el resto de departamentos que componen la empresa. El profesional se ha de encargar de los responsables de las distintas secciones de la empresa, que estas estén actualizadas y “al día” en consonancia con el resto de la empresa. Así como actividades a corto, medio o largo plazo.-Dominar las últimas tecnologías, sobre todo programas relacionados con las funciones administrativas de una secretaría, así como otros vinculados con la comunicación.-Trabajar de forma responsable e independiente para adelantarse a las necesidades del empresario.-En ocasiones, un secretario/a de alta dirección tendrá que acompañar a su jefe durante los viajes de trabajo.Qué tipo de trabajo se hace en esta profesiónSi estás pensando en estudiar el secretariado internacional de alta dirección, posiblemente te aparezcan miles de dudas, siendo una de ellas las salidas laborales que ofrece este sector. A la hora de escoger una formación determinada, se busca siempre que no solo sea enriquecedor, sino también que cuente con oportunidades de trabajo. Algunas de las salidas profesionales que tiene esta formación son:-Apoyo profesional a la alta dirección de empresas de índole privado.-Departamentos de Presidencia en organismos públicos.-Departamentos de Secretaría en organismos pertenecientes al ámbito público.-Entidades deportivas realizando labores de secretariado u organización.-Despachos profesionales de una amplia variedad de ramas del conocimiento en universidades y centros docentes.-Profesional encargado del departamento de Secretaría en empresas privadas.-Organización de centros comerciales y de ocio.Entidades educativas como parte de la sección administrativa y de organización del centro.Cómo estudiar secretariado internacional de alta direcciónPara que las funciones que ha de realizar un secretario/a sean las óptimas y adecuadas, es necesario que esta profesión cuente con unos conocimientos de base que se pueden adquirir en universidades, cursos de secretaria o en centro de formación profesional.Por ejemplo, se puede escoger la opción de realizar las 1.300 horas lectivas de estudio que se necesitan para conseguir el título en FP de Técnico Superior en Secretariado. De igual modo, los cursos pueden ayudarnos a mejorar la formación en auxiliar administrativo, en asistente de dirección o de secretariado.A grandes rasgos, pueden estudiar secretariado internacional de alta dirección:-Profesionales que tengan experiencia y deseen actualizarse, adquirir nuevas competencias y/o responsabilidades o conseguir un plus de reconocimiento.-Empresas que tienen en cuenta el valor de la actualización y formación de los trabajadores y deseen que estos amplíen sus competencias y conocimientos.-Aquellos licenciados y profesionales que necesitan actualizarse y ampliar el abanico de posibilidades laborales.-Titulados en FP de Grado Medio o de Grado Superior en disciplinas formativas como la Gestión Administrativa, Secretariado, Administración y Finanzas que persiguen una mayor preparación práctica para acceder al mundo laboral.-Qué formación básica se necesitaEn la actualidad, las empresas cada vez más amplían sus negocios a un nivel más internacional, por lo que el dominio de otros idiomas, como el inglés, siempre será ventajoso. Además, también es bueno que incluya la comunicación con clientes y proveedores extranjeros.Tenemos que tener claro que, aparte de lo ya mencionado, es importante que la persona tenga una formación básica y que pueden pertenecer a diferentes campos profesionales. Los más comunes son:Economía.Comercio internacional.Secretariado (tanto Grado Medio como Grado Superior).ADE (Administración y Dirección de Empresas).Contabilidad.Protocolo.Documentación y archivo.Gestión Administrativa.Formación en creación de planes de Marketing.Recursos Humanos.Organización de eventos.Informática.Otros relacionados.Esta lista indica algunos de los estudios que tienen una estrecha vinculación con la tarea de secretariado y tratamiento de la información. Estos estudios proporcionan una formación básica y sólida sobre las funciones que están relacionadas con todo que conlleva la Alta Dirección y el Secretariado. Pero, para un mejor perfeccionamiento, es más conveniente extender la formación especializada a Secretariado Internacional.En Formatic Barcelona podrás realizar diversos estudios vinculados con el turismo y la empresa, si es lo que te apasiona. Dentro del mundo empresarial, podrás cursar el Secretariado Internacional de Alta Dirección. Contáctanos sin compromiso