¿Cuáles son las funciones de un secretario o secretaria de alta dirección?

Las funciones del secretario de alta dirección influyen positivamente en la evolución de la empresa. Su papel es clave para potenciar la organización y la planificación en las tareas. ¿Te gustaría acceder a un puesto de responsabilidad en una compañía? ¡Descubre qué cualidades y funciones reúne un secretario de alta dirección!

¿Qué cualidades debe tener un secretario?

A continuación, puedes conocer qué rasgos muestra este profesional en su trabajo diario:

1. Puntual

Sin duda, la puntualidad es un valor esencial que influye en la organización del tiempo. El profesional debe organizar diferentes gestiones dentro del plazo previsto. Por ello, se ocupa de las tareas en el periodo indicado. Además, debe hacer un seguimiento de la agenda diaria. No aplaza asuntos importantes.

2. Proactivo

Un profesional puntual se comporta, además, de una manera proactiva. De este modo, incrementa su capacidad de respuesta para resolver las situaciones que alteran la agenda inicial. Tiene la habilidad de enfocarse en las soluciones sin perder la calma. Contempla varias alternativas y busca nuevas posibilidades siempre que sea posible. De este modo, da con la opción más conveniente.

3. Dominio del lenguaje

Es un perfil que establece una comunicación directa con otras muchas personas. Muestra un excelente dominio del lenguaje en sus interacciones con los demás. Conviene señalar que es habitual que este profesional hable más de un idioma. Transmite sus mensajes de una forma clara, amable y directa.

4. Discreción

Un secretario desempeña un puesto relevante en la empresa. Establece un vínculo de cercanía con otros profesionales que desempeñan puestos de responsabilidad. Tiene acceso a diferentes datos sobre la compañía.

Sin embargo, debe mantener la confidencialidad en torno a los asuntos de trabajo. Es decir, debe ser discreto con la información que conoce. Tiene que ser respetuoso incluso con las cuestiones que no tienen tanta trascendencia.

5. Amable

Un buen secretario de dirección desarrolla su trabajo con vocación de servicio. Ofrece apoyo y orientación en la resolución de diferentes gestiones. Es una persona accesible, cercana, respetuosa y amable que aporta una atención personalizada.

Por tanto, es un perfil que destaca por sus excelentes habilidades de organización y comunicación. ¿Te sientes identificado con los rasgos mencionados?

Las tareas y funciones del secretario

Las habilidades previas facilitan la realización de las siguientes tareas y funciones. ¡Toma nota de las gestiones que son frecuentes en este puesto de empleo!

1. Atender el teléfono y responder el correo electrónico

El trabajo del secretario no es monótono. Ten en cuenta que él se ocupa de diferentes objetivos. Por ejemplo, atiende las llamadas de teléfono y ofrece la respuesta más adecuada en cada caso. Existen diferentes formas de comunicación que los clientes y proveedores pueden utilizar. El secretario profesional ofrece una atención puntual mediante los canales disponibles.

2. Elaborar informes y documentos

Es habitual que el secretario domine dos o tres idiomas. Además, tiene un excelente nivel de mecanografía. Recuerda que redacta numerosos textos a lo largo de la semana. Es ágil en la creación de cada documento porque domina el teclado del ordenador. Avanza rápido con la escritura de cada letra.

3. Archivar la información

No olvides que el secretario tiene acceso a diferentes contenidos y fuentes de información. Se encarga de clasificar adecuadamente cada material. Utiliza un sistema de organización eficaz que le permite localizar cualquier dato con sencillez.

4. Planificar las gestiones de un viaje de negocios

Las tareas que desarrolla un secretario también pueden alinearse con la programación de un viaje. Quien ocupa la dirección de la empresa puede desplazarse a otro destino por asuntos de negocios. Quizá tenga una reunión importante en otro lugar.

Un viaje de negocios requiere de numerosas gestiones. Por ejemplo, hay que buscar un alojamiento cómodo. También es necesario elegir el medio de transporte y reservar los billetes. Además, es esencial planificar la agenda durante la estancia en el destino. El secretario se encarga de programar diferentes detalles del proyecto. En definitiva, es fundamental que no queden asuntos pendientes hasta el último momento.

5. Debe mantener el orden en su despacho

El personal de limpieza limpia las instalaciones de la empresa. Sin embargo, el secretario de dirección también debe implicarse en el mantenimiento del orden en su despacho. Su escritorio y el entorno en el que trabaja deben estar perfectamente organizados. Ten en cuenta que puede recibir la visita de profesionales, clientes y proveedores. Es esencial que la estancia transmita una impresión agradable.

6. Planificación de reuniones eficaces

Esta es una de las tareas que desempeña de manera habitual en su puesto de empleo. Concreta los detalles de una próxima reunión. Del mismo modo, se ocupa de comunicar cualquier novedad si se produce un asunto urgente. Por ejemplo, tal vez sea necesario posponer el encuentro por un motivo objetivo.

En definitiva, ser secretario es un trabajo dinámico y exigente. Como sabes, este profesional representa la imagen de la entidad con la que colabora. Por ejemplo, atiende y gestiona las visitas de los proveedores que quieren hablar con la dirección. ¿Te gustaría acceder a un cargo de secretario en una empresa?

¿Cómo dedicarse al secretariado de alta dirección?

Es posible que ya tengas algunas de las habilidades que son necesarias para trabajar en este sector. A pesar de ello, necesitas formarte para desempeñarte en el puesto con la máxima responsabilidad. Pues bien, la formación universitaria te aporta una visión actualizada del ámbito corporativo. Estudia una carrera o un curso especializado en el secretariado de dirección. Mejora un apartado clave de tu C.V: el conocimiento de varios idiomas, que es especialmente importante.

Además, puedes ampliar tu formación profesional con cursos sobre la inteligencia emocional. Ten en cuenta que es importante para un secretario mantener la tranquilidad en cualquier circunstancia. Incluso cuando surge un asunto urgente, debe transmitir calma y serenidad ante los demás.

Como puedes ver, las funciones del secretario influyen positivamente en la organización de la agenda. Es alguien que se implica de una forma directa en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Es un perfil responsable, comprometido y motivado con el puesto de trabajo.

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