Qualitats més importants per a treballar en secretariat d’alta direcció

Per a aconseguir que una empresa tingui un òptim funcionament, independentment de la seva grandària i capacitat, aquesta ha de comptar amb un grup de treballadors i professionals que, des del seu lloc de treball, contribueixin al fet que l’empresa aconsegueixi les metes que s’hagi proposat. L’organització és un dels elements clau per a aconseguir una òptima gestió en una empresa. Per això, la majoria de les empreses disposen d’un secretari/al fet que es dedica a diverses funcions, especialment d’un secretariat internacional d’alta direcció.

Amb l’arribada i evolució de l’era digital, aquest lloc de treball no s’ha reduït, sinó que s’ha convertit, transformat. Això ha donat lloc a noves disciplines com la denominada estudis de secretariat que dona lloc a professionals experts en secretariat d’alta direcció.

Qualitat clau en secretariat internacional d’alta direcció

Un secretari/a d’alta direcció és, avui dia, un/a professional que s’ha tornat imprescindible en la majoria d’empreses. Les companyies necessiten personal amb qualificació que tingui la capacitat per a col·laborar, implicar-se i assumir responsabilitat per a aconseguir un major dinamisme i més eficiència en el seu treball.

La seva labor en l’empresa és cada vegada més àmplia i amb major responsabilitat, com és la d’organitzar l’agenda del directiu, organitzar i gestionar reunions, els viatges que sorgeixin i altres activitats. Així com dur a terme les comunicacions de l’empresa vinculades amb l’internacional.

En altres paraules, es podria dir que el secretari/a d’alta direcció internacional és el professional que combina en una mateixa persona les labors de secretariat i realització d’activitats empresarials.

Altres qualitats necessàries

A part de la qualitat ja descrita que defineix, a grans trets, què és un secretari internacional d’alta direcció, assenyalarem altres qualitats que ha de realitzar el professional:

-Ja hem comentat que s’encarrega dels viatges dels directius. En aquest sentit, no sols n’hi ha prou que sàpiga programar el viatge o comprar els bitllets, sinó que també hauria d’establir els horaris, l’hostalatge, les cites o reunions, itineraris, etc.

-Tenir aptituds per a aconseguir la comunicació amb la resta de departaments que componen l’empresa. El professional s’ha d’encarregar dels responsables de les diferents seccions de l’empresa, que aquestes estiguin actualitzades i “al dia” d’acord amb la resta de l’empresa. Així com activitats a curt, mitjà o llarg termini.

-Dominar les últimes tecnologies, sobretot programes relacionats amb les funcions administratives d’una secretaria, així com altres vinculats amb la comunicació.

-Treballar de manera responsable i independent per a avançar-se a les necessitats de l’empresari.

-A vegades, un secretari/a d’alta direcció haurà d’acompanyar al seu cap durant els viatges de treball.

Quin tipus de treball es fa en aquesta professió

Si estàs pensant a estudiar el secretariat internacional d’alta direcció, possiblement t’apareixen milers de dubtes, sent una d’elles les sortides laborals que ofereix aquest sector. A l’hora de triar una formació determinada, es busca sempre que no sols sigui enriquidor, sinó també que compti amb oportunitats de treball. Algunes de les sortides professionals que té aquesta formació són:

-Suport professional a l’alta direcció d’empreses d’índole privat.
-Departaments de Presidència en organismes públics.
-Departaments de Secretaria en organismes pertanyents a l’àmbit públic.
-Entitats esportives realitzant labors de secretariat o organització.
-Despatxos professionals d’una àmplia varietat de branques del coneixement en universitats i centres docents.
-Professional encarregat del departament de Secretaria en empreses privades.
-Organització de centres comercials i d’oci.
-Entitats educatives com a part de la secció administrativa i d’organització del centre.

Com estudiar secretariat internacional d’alta direcció

Perquè les funcions que ha de realitzar un secretari/a siguin les òptimes i adequades, és necessari que aquesta professió compti amb uns coneixements de base que es poden adquirir en universitats, cursos de secretària o en centre de formació professional.

Per exemple, es pot triar l’opció de realitzar les 1.300 hores lectives d’estudi que es necessiten per a aconseguir el títol en FP de Tècnic Superior en Secretariat. D’igual manera, els cursos poden ajudar-nos a millorar la formació en auxiliar administratiu, en assistent de direcció o de secretariat.

A grans trets, poden estudiar secretariat internacional d’alta direcció:

-Professionals que tinguin experiència i desitgin actualitzar-se, adquirir noves competències i/o responsabilitats o aconseguir un plus de reconeixement.

-Empreses que tenen en compte el valor de l’actualització i formació dels treballadors i desitgin que aquests ampliïn les seves competències i coneixements.

-Aquells llicenciats i professionals que necessiten actualitzar-se i ampliar el ventall de possibilitats laborals.

–Titulats en FP de Grau Mitjà o de Grau Superior en disciplines formatives com la Gestió Administrativa, Secretariat, Administració i Finances que persegueixen una major preparació pràctica per a accedir al món laboral.

Quina formació bàsica es necessita

En l’actualitat, les empreses cada vegada més amplien els seus negocis a un nivell més internacional, per la qual cosa el domini d’altres idiomes, com l’anglès, sempre serà avantatjós. A més, també és bo que inclogui la comunicació amb clients i proveïdors estrangers.

Hem de tenir clar que, a part del ja esmentat, és important que la persona tingui una formació bàsica i que poden pertànyer a diferents camps professionals. Els més comuns són:

Economia.
Comerç internacional.
Secretariat (tant Grau Mitjà com Grau Superior).
ADE (Administració i Direcció d’Empreses).
Comptabilitat.
Protocol.
Documentació i arxiu.
Gestió Administrativa.
Formació en creació de plans de Màrqueting.
Recursos Humans.
Organització d’esdeveniments.
Informàtica.
Altres relacionats.

Aquesta llista indica alguns dels estudis que tenen una estreta vinculació amb la tasca de secretariat i tractament de la informació. Aquests estudis proporcionen una formació bàsica i sòlida sobre les funcions que estan relacionades amb tot que comporta l’Alta Direcció i el Secretariat. Però, per a un millor perfeccionament, és més convenient estendre la formació especialitzada a Secretariat Internacional.

En Formatic Barcelona podràs realitzar diversos estudis vinculats amb el turisme i l’empresa, si és el que t’apassiona. Dins del món empresarial, podràs cursar el Secretariat Internacional d’Alta Direcció. Contacta’ns sense compromís aquí