Quines són les funcions d’un secretari/ària d’alta direcció? Posted on 22 novembre, 2022 by FORMATIC BARCELONA Les funcions del secretari d’alta direcció influeixen positivament en l’evolució de l’empresa. El seu paper és clau per a potenciar l’organització i la planificació en les tasques. T’agradaria accedir a un lloc de responsabilitat en una companyia? Descobreix quines qualitats i funcions reuneix un secretari d’alta direcció!Quines qualitats ha de tenir un secretari?A continuació, pots conèixer quins trets mostra aquest professional en el seu treball diari:1. PuntualSens dubte, la puntualitat és un valor essencial que influeix en l’organització del temps. El professional ha d’organitzar diferents gestions dins del termini previst. Per això, s’ocupa de les tasques en el període indicat. A més, ha de fer un seguiment de l’agenda diària. No ajorna assumptes importants.2. ProactiuUn professional puntual es comporta, a més, d’una manera proactiva. D’aquesta manera, incrementa la seva capacitat de resposta per a resoldre les situacions que alteren l’agenda inicial. Té l’habilitat d’enfocar-se en les solucions sense perdre la calma. Contempla diverses alternatives i cerca noves possibilitats sempre que sigui possible. D’aquesta manera, dona amb l’opció més convenient.3. Domini del llenguatgeÉs un perfil que estableix una comunicació directa amb moltes altres persones. Mostra un excel·lent domini del llenguatge en les seves interaccions amb els altres. Convé assenyalar que és habitual que aquest professional parli més d’un idioma. Transmet els seus missatges d’una forma clara, amable i directa.4. DiscrecióUn secretari exerceix un lloc rellevant en l’empresa. Estableix un vincle de proximitat amb altres professionals que exerceixen llocs de responsabilitat. Té accés a diferents dades sobre la companyia.No obstant això, ha de mantenir la confidencialitat entorn dels assumptes de treball. És a dir, ha de ser discret amb la informació que coneix. Ha de ser respectuós fins i tot amb les qüestions que no tenen tanta transcendència.5. AmableUn bon secretari de direcció desenvolupa el seu treball amb vocació de servei. Ofereix suport i orientació en la resolució de diferents gestions. És una persona accessible, pròxima, respectuosa i amable que aporta una atenció personalitzada.Per tant, és un perfil que destaca per les seves excel·lents habilitats d’organització i comunicació. Et sents identificat amb els trets esmentats?Les tasques i funcions del secretariLes habilitats prèvies faciliten la realització de les següents tasques i funcions. Presa nota de les gestions que són freqüents en aquest lloc d’ocupació!1. Atendre el telèfon i respondre el correu electrònicEl treball del secretari no és monòton. Tingues en compte que ell s’ocupa de diferents objectius. Per exemple, atén les trucades de telèfon i ofereix la resposta més adequada en cada cas. Existeixen diferents formes de comunicació que els clients i proveïdors poden utilitzar. El secretari professional ofereix una atenció puntual mitjançant els canals disponibles.2. Elaborar informes i documentsÉs habitual que el secretari domini dos o tres idiomes. A més, té un excel·lent nivell de mecanografia. Recorda que redacta nombrosos textos al llarg de la setmana. És àgil en la creació de cada document perquè domina el teclat de l’ordinador. Avança ràpid amb l’escriptura de cada lletra.3. Arxivar la informacióNo oblidis que el secretari té accés a diferents continguts i fonts d’informació. S’encarrega de classificar adequadament cada material. Utilitza un sistema d’organització eficaç que li permet localitzar qualsevol dada amb senzillesa.4. Planificar les gestions d’un viatge de negocisLes tasques que desenvolupa un secretari també poden alinear-se amb la programació d’un viatge. Qui ocupa l’adreça de l’empresa pot desplaçar-se a un altre destí per assumptes de negocis. Potser té una reunió important en un altre lloc.Un viatge de negocis requereix de nombroses gestions. Per exemple, cal buscar un allotjament còmode. També és necessari triar el mitjà de transport i reservar els bitllets. A més, és essencial planificar l’agenda durant l’estada en el destí. El secretari s’encarrega de programar diferents detalls del projecte. En definitiva, és fonamental que no quedin assumptes pendents fins a l’últim moment.5. Ha de mantenir l’ordre en el seu despatxEl personal de neteja neta les instal·lacions de l’empresa. No obstant això, el secretari de direcció també ha d’implicar-se en el manteniment de l’ordre en el seu despatx. El seu escriptori i l’entorn en el qual treballa han d’estar perfectament organitzats. Tingues en compte que pot rebre la visita de professionals, clients i proveïdors. És essencial que l’estada transmeti una impressió agradable.6. Planificació de reunions eficacesAquesta és una de les tasques que exerceix de manera habitual en el seu lloc d’ocupació. Concreta els detalls d’una pròxima reunió. De la mateixa manera, s’ocupa de comunicar qualsevol novetat si es produeix un assumpte urgent. Per exemple, tal vegada és necessari posposar la trobada per un motiu objectiu.En definitiva, ser secretari és un treball dinàmic i exigent. Com saps, aquest professional representa la imatge de l’entitat amb la qual col·labora. Per exemple, atén i gestiona les visites dels proveïdors que volen parlar amb la direcció. T’agradaria accedir a un càrrec de secretari en una empresa?Com dedicar-se al secretariat d’alta direcció?És possible que ja tinguis algunes de les habilitats que són necessàries per a treballar en aquest sector. Malgrat això, necessites formar-te per a exercir-te en el lloc amb la màxima responsabilitat. Doncs bé, la formació universitària t’aporta una visió actualitzada de l’àmbit corporatiu. Estudia una carrera o un curs especialitzat en el secretariat de direcció. Millora un apartat clau del teu currículum: el coneixement de diversos idiomes, que és especialment important.A més, pots ampliar la teva formació professional amb cursos sobre la intel·ligència emocional. Tingues en compte que és important per a un secretari mantenir la tranquil·litat en qualsevol circumstància. Fins i tot quan sorgeix un assumpte urgent, ha de transmetre calma i serenitat davant els altres.Com pots veure, les funcions del secretari influeixen positivament en l’organització de l’agenda. És algú que s’implica d’una forma directa en el compliment dels objectius de l’entitat. És un perfil responsable, compromès i motivat amb el lloc de treball.T’agradaria formar-te com a secretari o secretaria d’alta direcció? Descobreix més aquí
Qualitats més importants per a treballar en secretariat d’alta direcció Posted on 24 agost, 2022 by FORMATIC BARCELONA Per a aconseguir que una empresa tingui un òptim funcionament, independentment de la seva grandària i capacitat, aquesta ha de comptar amb un grup de treballadors i professionals que, des del seu lloc de treball, contribueixin al fet que l’empresa aconsegueixi les metes que s’hagi proposat. L’organització és un dels elements clau per a aconseguir una òptima gestió en una empresa. Per això, la majoria de les empreses disposen d’un secretari/al fet que es dedica a diverses funcions, especialment d’un secretariat internacional d’alta direcció.Amb l’arribada i evolució de l’era digital, aquest lloc de treball no s’ha reduït, sinó que s’ha convertit, transformat. Això ha donat lloc a noves disciplines com la denominada estudis de secretariat que dona lloc a professionals experts en secretariat d’alta direcció.Qualitat clau en secretariat internacional d’alta direccióUn secretari/a d’alta direcció és, avui dia, un/a professional que s’ha tornat imprescindible en la majoria d’empreses. Les companyies necessiten personal amb qualificació que tingui la capacitat per a col·laborar, implicar-se i assumir responsabilitat per a aconseguir un major dinamisme i més eficiència en el seu treball.La seva labor en l’empresa és cada vegada més àmplia i amb major responsabilitat, com és la d’organitzar l’agenda del directiu, organitzar i gestionar reunions, els viatges que sorgeixin i altres activitats. Així com dur a terme les comunicacions de l’empresa vinculades amb l’internacional.En altres paraules, es podria dir que el secretari/a d’alta direcció internacional és el professional que combina en una mateixa persona les labors de secretariat i realització d’activitats empresarials.Altres qualitats necessàriesA part de la qualitat ja descrita que defineix, a grans trets, què és un secretari internacional d’alta direcció, assenyalarem altres qualitats que ha de realitzar el professional:-Ja hem comentat que s’encarrega dels viatges dels directius. En aquest sentit, no sols n’hi ha prou que sàpiga programar el viatge o comprar els bitllets, sinó que també hauria d’establir els horaris, l’hostalatge, les cites o reunions, itineraris, etc.-Tenir aptituds per a aconseguir la comunicació amb la resta de departaments que componen l’empresa. El professional s’ha d’encarregar dels responsables de les diferents seccions de l’empresa, que aquestes estiguin actualitzades i “al dia” d’acord amb la resta de l’empresa. Així com activitats a curt, mitjà o llarg termini.-Dominar les últimes tecnologies, sobretot programes relacionats amb les funcions administratives d’una secretaria, així com altres vinculats amb la comunicació.-Treballar de manera responsable i independent per a avançar-se a les necessitats de l’empresari.-A vegades, un secretari/a d’alta direcció haurà d’acompanyar al seu cap durant els viatges de treball.Quin tipus de treball es fa en aquesta professióSi estàs pensant a estudiar el secretariat internacional d’alta direcció, possiblement t’apareixen milers de dubtes, sent una d’elles les sortides laborals que ofereix aquest sector. A l’hora de triar una formació determinada, es busca sempre que no sols sigui enriquidor, sinó també que compti amb oportunitats de treball. Algunes de les sortides professionals que té aquesta formació són:-Suport professional a l’alta direcció d’empreses d’índole privat. -Departaments de Presidència en organismes públics. -Departaments de Secretaria en organismes pertanyents a l’àmbit públic. -Entitats esportives realitzant labors de secretariat o organització. -Despatxos professionals d’una àmplia varietat de branques del coneixement en universitats i centres docents. -Professional encarregat del departament de Secretaria en empreses privades. -Organització de centres comercials i d’oci. -Entitats educatives com a part de la secció administrativa i d’organització del centre.Com estudiar secretariat internacional d’alta direccióPerquè les funcions que ha de realitzar un secretari/a siguin les òptimes i adequades, és necessari que aquesta professió compti amb uns coneixements de base que es poden adquirir en universitats, cursos de secretària o en centre de formació professional.Per exemple, es pot triar l’opció de realitzar les 1.300 hores lectives d’estudi que es necessiten per a aconseguir el títol en FP de Tècnic Superior en Secretariat. D’igual manera, els cursos poden ajudar-nos a millorar la formació en auxiliar administratiu, en assistent de direcció o de secretariat.A grans trets, poden estudiar secretariat internacional d’alta direcció:-Professionals que tinguin experiència i desitgin actualitzar-se, adquirir noves competències i/o responsabilitats o aconseguir un plus de reconeixement.-Empreses que tenen en compte el valor de l’actualització i formació dels treballadors i desitgin que aquests ampliïn les seves competències i coneixements.-Aquells llicenciats i professionals que necessiten actualitzar-se i ampliar el ventall de possibilitats laborals.–Titulats en FP de Grau Mitjà o de Grau Superior en disciplines formatives com la Gestió Administrativa, Secretariat, Administració i Finances que persegueixen una major preparació pràctica per a accedir al món laboral.Quina formació bàsica es necessitaEn l’actualitat, les empreses cada vegada més amplien els seus negocis a un nivell més internacional, per la qual cosa el domini d’altres idiomes, com l’anglès, sempre serà avantatjós. A més, també és bo que inclogui la comunicació amb clients i proveïdors estrangers.Hem de tenir clar que, a part del ja esmentat, és important que la persona tingui una formació bàsica i que poden pertànyer a diferents camps professionals. Els més comuns són:Economia. Comerç internacional. Secretariat (tant Grau Mitjà com Grau Superior). ADE (Administració i Direcció d’Empreses). Comptabilitat. Protocol. Documentació i arxiu. Gestió Administrativa. Formació en creació de plans de Màrqueting. Recursos Humans. Organització d’esdeveniments. Informàtica. Altres relacionats.Aquesta llista indica alguns dels estudis que tenen una estreta vinculació amb la tasca de secretariat i tractament de la informació. Aquests estudis proporcionen una formació bàsica i sòlida sobre les funcions que estan relacionades amb tot que comporta l’Alta Direcció i el Secretariat. Però, per a un millor perfeccionament, és més convenient estendre la formació especialitzada a Secretariat Internacional.En Formatic Barcelona podràs realitzar diversos estudis vinculats amb el turisme i l’empresa, si és el que t’apassiona. Dins del món empresarial, podràs cursar el Secretariat Internacional d’Alta Direcció. Contacta’ns sense compromís aquí